Der Umfang an Daten nimmt in der heutigen Informationsgesellschaft stetig zu – auch im wirtschaftlichen Bereich sehen sich Unternehmen mit der wachsenden Informationsflut konfrontiert. Um den Wissensaustausch unter Mitarbeitern zu verbessern, betriebliche Abläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit bei Projekten effizienter zu gestalten, beschäftigen sich immer mehr Unternehmen mit einer Collaboration-Strategie. Doch was ist mit Collaboration überhaupt gemeint, für welche Unternehmensarten eignet es sich, welche Vorteile bringt es in der Praxis und was muss bei einer Einführung beziehungsweise bei einem neuen System beachtet werden? In diesem Beitrage werden diese Fragen zum Thema „Collaboration“ beantwortet.

Was ist Collaboration?

Unter Collaboration, oder im Deutschen auch Kollaboration, versteht man ein Bemühen von mehreren Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen, um eine Aufgabe gemeinsam zu bewältigen. Grundsätzlich bezieht sich der Begriff dabei auf das unternehmerische Umfeld, der im spezifischen die Zusammenarbeit in Unternehmen, Firmen und Betrieben meint.

Ermöglicht wird dieses Bemühen dabei in der Regel mit dafür gedachten Collaboration-Software-Lösungen. Mit der digitalen Technik wird es so einfacher, dass mehrere Teams oder Angestellte, die sowohl organisatorisch als auch räumlich voneinander getrennt sind, zusammenarbeiten können. Verschiedene Abteilungen sowie Mitarbeiter, die an einem anderen Standort arbeiten, können näher an die Unternehmensprozesse geknüpft werden. Zudem ist es möglich, mit den Anwendungen auch externe Dienstleister oder Kunden mit relevanten Informationen zu versorgen.  Eine ausführliche Erklärung über Collaboration gibt es unter https://www.ser.de/themen/collaboration.html.

Was zählt zu einem digitalen Unternehmen?

Bei dem Begriff des digitalen Unternehmens denken viele Menschen zunächst an IT-Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf EDV-Systemen, bei denen IT-Dienstleistungen, Beratungsangebote sowie Cybersecurity und individuell programmierte Anwendungen und Schnittstellen zum Tagesgeschäft gehören.

Aufgrund der digitalen Transformation werden jedoch auch Betriebe aus dem produzierenden Gewerbe, Dienstleister und viele andere Unternehmensarten zu einem digitalen Unternehmen gezählt. Denn nahezu jedes Unternehmen setzt auf Informationstechnologien – ob zur Steigerung ihrer Effizienz mit ERP-Systemen, zur Verbesserung der Kundenbeziehungen mit Social Media und Online-Kanälen oder andere digitale Helfer, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu zählen natürlich auch die genannten Kollaborationssysteme.

Somit lässt sich heutzutage fast jedes Unternehmen als „digital“ bezeichnen, wobei es große Unterschiede bei dem Nutzungsgrad der IT und der technischen Ausrichtung gibt. Die Collaboration betrifft jedoch alle, da vom kleinen Startup bis hin zum Großkonzern die Mitarbeiter untereinander kommunizieren müssen, um die Unternehmensziele effektiv erreichen zu können.

Fünf Vorteile der Collaboration in der Praxis

Je nach verwendetem System und dem Schwerpunkt der Software stehen unterschiedliche Ziele im Vordergrund, die erreicht werden sollen. Grundsätzlich können mit einer guten Collaboration-Strategie folgende fünf Vorteile für das Unternehmen entstehen:

  • Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit

Die Hauptstärke eines Tools für die Collaboration ist die gewonnene Flexibilität für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Es spielt keine Rolle mehr, in welcher Zeitzone gearbeitet wird oder von wo der Kollege aus dem entfernten Homeoffice seinen Projektfortschritt für seine Kollegen dokumentiert.

  • Informationen in Echtzeit

Bei einem Einsatz von geeigneter Software werden alle Informationen in Echtzeit für den gesamten Mitarbeiterpool zur Verfügung gestellt. Auf einer Oberfläche werden Terminänderungen, neue Vorgaben, technische Änderungen, Ergebnisse aus Meetings und viele weitere relevante Informationen übersichtlich zusammengeführt.

  • Steigerung der Produktivität

Mit solchen Helfern kann die Produktivität im Unternehmen erheblich gesteigert werden. Gerade für interdisziplinäre Teams schafft eine gute Kollaborationslösung ein hohes Maß an Wissenstransfer. Zudem können Entscheidungen aufgrund einer gleichen Informationsbasis schneller getroffen  – und Missverständnisse verhindert werden.

  • Geringer Rechercheaufwand

Die Recherche für Dokumente und Daten jeglicher Art wird vereinfacht, da relevante Unterlagen nicht mehr in E-Mail- oder Chatverläufen untergehen. Neben der reinen Volltextsuche wird zudem bei den meisten Lösungen eine Metadatensuche möglich – wie beispielsweise die Rechnungsnummer. Häufig genutzte Filter und Suchoptionen können dabei einfach gespeichert werden – das gewünschte Dokument ist somit mit einem Mausklick direkt in der Hand.

  • Integration in bestehende Systeme

Mit der passenden Schnittstelle können die digitalen Werkzeuge mit der bestehenden IT-Infrastruktur im Unternehmen verbunden werden – der Austausch von Metadaten und Indexierungen wird so ermöglicht. Wichtige Informationen können besser kanalisiert werden. Zudem kann in Verbindung mit anderen Unternehmensdaten aus Zeiterfassung, Produktion und Co. die Effizienz weiter verbessert und die Arbeit erleichtert werden. Eine gute Lösung bietet hier ausreichend Flexibilität und skalierbare Erweiterungsmöglichkeiten.

Collaboration-Tool: Neueinführung im Unternehmen

Unternehmen, die noch keine Lösung für die Collaboration nutzen, können über eine Einführung nachdenken. Der Einsatz lohnt sich nahezu für jede Unternehmensform, da projektbezogene Themen fast überall zum Arbeitsalltag gehören. Achten Sie dabei bei einer Software für die Zusammenarbeit auf folgende Dinge:

  • Zuverlässigkeit: Die unterschiedlichen Tools der Hersteller unterscheiden sich in den Punkten Zuverlässigkeit und Preis. Kostenlose Programme für den Konsumentenmarkt können beispielsweise eine geringe Auflösung bei Videocalls besitzen oder aufgrund von Bandbreitenproblemen haken oder abstürzen. Nutzen Sie daher Beratungsangebote bei der Auswahl von geeigneten Anwendungen und testen Sie ein kostenpflichtiges Tool zunächst aus.
  • Sicherheit: In Zeiten der DSGVO kommt der IT-Sicherheit eine besonders wichtige Rolle zu. Ein passender Auswahlkandidat sollte daher über geeignete Verschlüsselungsoptionen bei der Speicherung und Übertragung von vertraulichen Informationen verfügen. Zudem sollten Dinge wie eine Firewall und die Updatefähigkeit beachtet werden, damit Sicherheitsfunktionen zeitnah aktualisiert und Schwachstellen ausgebessert werden können.
  • Flexibilität: Ein gutes Collaboration-Werkzeug sollte über die richtigen Schnittstellen verfügen, um mit anderen Systemen problemlos zusammenarbeiten zu können. Ein einfacher Gastzugang ist zudem praktisch, um Lieferanten, Partner und Kunden einfach in die Kommunikation miteinzubeziehen.

Audit gegen den Wildwuchs der Unternehmenssoftware

Auch Unternehmen, die bereits ein System nutzen, sollten über die aktuelle IT-Landschaft und ihre Collaboration-Strategie reflektieren. In der Praxis kommt es häufig zu dem Problem, dass der Überblick verloren geht, welche Abteilungen oder Teams welche digitalen Werkzeuge nutzen. Teilweise werden Tools nur für einen bestimmten Kunden installiert oder eine eingeführte Anwendung wird im Alltag eigentlich kaum genutzt.

Um festzustellen, welche Helfer wirklich im Unternehmen gebraucht werden, sollte daher in regelmäßigen Intervallen ein Audit abgehalten werden. Mit Mitarbeitergesprächen und einer Bestandsaufnahme, bei der die Verwendungshäufigkeit festgestellt wird, lässt sich der aktuelle Stand und Bedarf ermitteln. Danach sollten so viele Programme wie möglich konsolidiert werden, um den Wildwuchs einzuschränken. Das kann sogar Geld sparen, da teilweise überflüssige Abonnements für Anwendungen laufen oder doppelte Lizenzgebühren anfallen, obwohl nur ein Zugang zu dem Tool benötigt wird.

Fazit: Die Zusammenarbeit kann in jedem Unternehmen mit digitalen Anwendungen verbessert werden – solange die passende Lösung gefunden wird

Kollaborationstools sind im Informationszeitalter nützliche Werkzeuge, die sich für jedes Unternehmen eignen. Bei einer Ersteinführung oder einer Neuanschaffung sollte allerdings Wert auf eine gründliche Auswahl des Produktes gelegt werden, um von den vielversprechenden Vorteilen der Anwendung auch profitieren zu können. Sowohl das Unternehmen selbst als auch die Mitarbeiter können einen großen Nutzen aus dem richtigen Einsatz ziehen. Daher sollten die Angestellten bei der Auswahl und der Einführung auch beteiligt sein, damit die Akzeptanz steigt und diese sich mit dem System vertraut machen können.

Über die Gastautorin

Mein Name ist Tatjana Naß. Hauptberuflich arbeite ich in einer Online Agentur, so bin ich auch mit dem Thema Collaboration im digitalen Unternehmen in Berührung geraten und habe mich im Laufe der Zeit immer mehr für das Verfahren begeistern können. Selber schreibe ich auf meinem eigenen Blog meinTriathlon.de über den Triathlon und deren drei Ausdauersportarten.

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