In vielen Unternehmen hierzulande herrscht immer noch das absolute Papierchaos! Dabei bietet die Digitalisierung mittlerweile die Möglichkeit die Buchhaltung und die Organisation von Personalakten deutlich effizienter und einfacher zu gestalten.
Wer als Unternehmensführer erst eine aufwendige Recherche betreiben muss, um die Steuerklasse von Mitarbeitern oder besondere Klauseln in Mitarbeiterverträgen zu finden, betreibt meistens eine sehr zeitraubende Suche. So gilt es, als modern aufgestelltes Unternehmen, die digitalen Neuerungen richtig einzusetzen. Hier sind es vor allem digitale Personalakten, mit denen sich viel Zeit sparen und ein Chaos mit dicken Aktenstapeln vermeiden lässt.
Dabei hat die Umstellung auf eine digitale Personalakte eine Menge Vorteile. Denn digitale Personalakten sparen nicht nur eine Menge Platz, sondern sorgen durch eine elektronische Suchfunktion für einen schnelleren Zugriff auf verschiedene Dokumente. Auf diese Weise lassen sich Dokumente deutlich zeitsparender bearbeiten und sogar im Team versenden. Mitarbeiter können demnach selbstständig auf ihre Unterlagen zugreifen und Änderungen vornehmen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeiter im Homeoffice oder etwa am Firmencomputer sitzen.
Doch haben viele Unternehmen noch großen Nachholbedarf was die Digitalisierung angeht. Immer noch werden viele Dokumente und Daten in Papierform gesammelt. Selbst, wenn keine digitalen Personalakten angelegt werden, verzichten viele Unternehmen selbst darauf Excel-Tabellen zu nutzen, um das Personalmanagement effektiver zu gestalten. Allerdings ist ein analoges Personalmanagement heutzutage kaum noch denkbar in einer zunehmend digitalisierten Unternehmenswelt. Wir haben Ihnen im Folgenden einen Überblick von den enormen Vorteilen digitaler Personalakten zusammengestellt. Ebenso geben wir Ihnen einige Tipps und Tricks, mit denen sich der Umstieg auf ein digitales Personalmanagement problemlos realisieren lässt.

Digitale Personalakten einfach erklärt!

Die Technik hinter verschiedenen IT-Lösungen zur Digitalisierung des Personalmanagements ist so einfach wie genial. Dabei gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Varianten zur Nutzung von digitalen Personalakten:

  • Cloudbasierte Anwendungen, die es ermöglichen überall und zu jederzeit über einen Webbrowser Zugriff auf verschiedene Dokumente und Personalakten zu erhalten.
  • Eine Software, welche auf einem Firmenserver installiert wird. Auch hier haben Mitarbeiter und Unternehmensführer zu jederzeit die Möglichkeit verschiedene Akten, Dokumente und Dateien abzurufen.

Um Dokumente nicht weiter in Papierform zu sammeln und so eine Menge Zeit und Geld einzusparen, dienen verschiedene Tools wie Haufes Dokumentengenerierung dazu personalisierte Verträge mit unterschiedlichen Klauseln oder Akten von verschiedenen Standorten der Mitarbeiter anzulegen. Komplexe Dokumente lassen sich so deutlich einfacher erzeugen, wodurch gleichzeitig auch die Fehlerquote und die Compliance-Risiken erheblich verringert werden.

Vorteile der Digitalisierung im Personalmanagement ist nicht von der Hand zu weisen!

Viele Unternehmen hierzulande befinden sich in einem großen Zwiespalt. Denn einerseits möchte man an bestehenden und traditionelle Unternehmensprozessen weiter festhalten und andererseits sind digitale Tools und Software kaum noch zu vernachlässigen. Doch bietet sich für viele Unternehmen in Deutschland die Chance durch eine Umstellung auf digitale Personalakten auf mehreren Ebenen zu profitieren. Erfolg im Business lässt sich demnach auch durch den technischen Fortschritt erlangen. Denn durch digitale Personalakten lässt sich nicht nur eine Menge Zeit sparen, sondern auch bares Geld. Mitarbeiter sind das größte Kapital eines Unternehmens. So müssen Mitarbeiter ihre Kapazitäten nicht mehr dafür aufbringen Änderungen ihrer Lohnsteuerklasse, ihrer persönlichen Daten und Verträge nicht mehr einem Personaler vorzulegen, sondern können dies in Zukunft ganz einfach selbst durchführen. Ebenso lässt sich hier auch etwas Gutes für die Umwelt tun. Durch die Umstellung auf ein digitales Personalmanagement wird eine Menge Papier eingespart. Ebenso gehören vollgestopfte Aktenschränke damit der Vergangenheit an, so dass eine viel bessere Übersicht von Mitarbeiterakten und verschiedenen Dokumenten gewonnen wird.